蘇小凱 分享實用知識

好奇心是知識的缺口【71】

搞定

如何時間管理？學會搞定，會讓你搞定很多事!

圖取材自:台灣世界展望會

本書搞定的精神就是，一次只做一件事情。大師史蒂芬柯維說的「要事第一」，指的就是「重要不緊急」的事情先做；再來就是專心做，別想其他事情，先從這系統做起，你將會有更多時間!

這本書對樊登的啟發很多，他就是專注說書和推廣，把這兩件事情做好，多的時間再做其他事情，他發現他不再被時間追著跑。

懶得看太多文字的台灣人，看到這裡，有理解然後會執行，就夠了。

我問Google大神，文化部統計2018年，台灣人一年平均讀4本書。

所以我重點都打在前面了，掌握系統的做，就會有收穫。

查甫人(男人)最忌諱被說出一張嘴，我希望每天都有產出一篇和各位有關係和有價值的書，從今天起就放在「重要不緊急」的事。也希望有智慧的您，看到這裡，一定要給個讚和留個言!

要事第一

什麼是重要不緊急的事？重要不緊急的事就比如說我要學習，這是很重要，但是不緊急。我要做一個戰略規劃，這事很重要，但是不緊急。我要培養我的下屬成長，這事很重要，但是不緊急，因為下屬還在，或者我自己還能乾。

我要培養孩子，重要不緊急，我要陪老人去旅游度假，重要不緊急。所有這些重要不緊急的事，如果你不去做它，最後會怎麼樣呢？沒錯，它們都會變成重要緊急的事，反過來來壓迫你。

二十年的智慧結晶

作者二十多年的培訓生涯當中，他發現了一個極為普遍的情況什麼呢？就是由於人們對自己作出的承諾或者承擔的義務管理不當，導致了他們承受著重重的壓力和折磨。所以學會對生活中的問題加以控制，可以有效地緩解自己的壓力。

什麼叫懸而未決的事情呢？有一個學術名詞說，能夠經常地喚醒你模糊記憶的事情就叫作懸而未決的事。

我把它改進了一下，因為這本書寫的比較早，那時候智能手機還沒有現在這麼普及。當現在有了智能手機以後你會發現，你的手機里應該都有一個日程表，在你那個日程表上可以記錄下來你要做的事。

你比如說下周二下午我有一個談判，你把它寫在那，別著急結束，在你寫下下周二有一個談判的同時，你要留出一個準備談判的時間。

有時候我們會覺得，如果像過去的時間管理方式，你只把那件事記在那的時候，你心裡邊是不是就得分出一部分精力來考慮，說我什麼時候去準備這個東西呢？

因為那個談判還沒有準備好，所以我經常會覺得心裡毛毛糙糙的。那麼我現在給你兩個小時或者三個小時時間，你要把它寫在日程表上。

比如說下周二下午2:00~4:00，我要進行一個談判，在下周一上午10:00~12:00我要留下來做這個談判的準備。在這個日程表上記下了這件事情也記下了這件事情的準備時間，然後怎麼辦？就把這件事忘記。

你要全身心地依靠你的智能手機，你要知道你的智能手機上的日程表是特別科學的，因為日程表上記載了每一件事情你所需要做準備的時間。這下子這件事從你的生活中怎麼樣？就消失了。

行動觸發扳機

給自己一個行動觸發扳機，這是我們在另外一本書裡邊講過的。《瞬變》那本書曾經講過，就是希望一個人養成一個習慣，最好是給自己一個行動觸發扳機。

這個行動觸發扳機有什麼好處？只要我往這張桌子這兒一坐，我就容易進入工作狀態。這張桌子的佈置、風格、環境都是我所喜歡的，我坐到這兒，我就可以安心地寫作。

或者我坐在這兒，我就可以安心地打字，我就可以畫畫，幹什麼都OK。所以畫家需要一個畫室、需要一個畫板、需要一張大桌子，我們需要一張辦公桌。

工作欄

處理這些東西的這個階段有三個基本原則，第一個是首先處理工作欄最上面的事物，就是你比較著急的。比如說老婆讓你買傢俱，如果再不買的話，她就要發飆了。

你就趕緊把那個東西拿過來處理了，其實打個電話或者去淘寶就買掉了。

第二個是一次做一件事。是一個特別重要的建議，我們經常把一個事做一半，放回去，然後再做下一件，再放回去。

這樣就會導致很多事，你做了一半就忘了，下一次來還得重新做，這個特別浪費時間。所以一次就做一件事，永遠不要把任何事物再次放回工作來。

第三個原則是不要把事物再次放回工作來。處理這個的過程當中，你可能會面臨的一個問題，當然你能夠處理完這事當然沒問題。

有時候會遇到一個問題說，下一步的行動是什麼？這個事處理到這了沒結束，但是下一步的行動是什麼？

這時候有兩種情況，如果你能夠找到具體的下一步行動，你需要權衡，要麼是立即執行把它做掉，要麼是指派他人，或者是延遲處理。

阿甘的智慧

為什麼像阿甘這樣的人，他反倒能夠把一個事很快地做出來？阿甘說要去開一個捕蝦船，就去開了，他腦子裡根本沒有想過說這是有多麼難，這是有多麼慘。

他答應朋友了，他就一定要去做，對吧？所以大腦越簡單，他們做事的執行力反過來可能會越強，因為他們的顧忌，他們心中的鬥爭和糾結這種東西會減少。

這都是浪費我們時間的特別重要的東西，所以人一定要能夠學著活得簡單一點。

回到東方的方法，活得簡單一點，就是讓你活在當下。很難，這個真的非常難做到，這個是修煉的結果。

你能夠想到你改變以後的狀態是什麼樣子的？把那個狀態如果能夠清晰地描述出來的話，其實這個改變的動力就已經存在了。

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圖取材自:台灣世界展望會

取自：樊登讀書，搞定

讀完本文約需35分鐘

今天要講一本特別實用的書，這本書能夠幫我們的生活變得更加的輕松、愉悅，同時高效。這本書的名字叫作《搞定》，它英文名字叫作《Getting Things Done》，就是把事都搞好了。

這是一本講時間管理的書。時間管理的這個概念其實我們大家大部分人都已經接受過了。所謂的時間管理最早的理論是說人的時間是有限的。如果你的時間不能夠很好的、科學的分配，高效地使用它，就有可能有的人忙忙碌碌的，但是沒有見過什麼樣的業績。有的人你看他氣定神閑，但他把很多事都合理地安排，業績做的一直都不錯。

時間是公平的，分配給每個人的時間都是一樣的，但是為什麼有人效率會高，有人效率就低呢？最早的時間管理理論是這樣的，它是有四個象限。有一些事是重要、緊急，有一些事重要但是不緊急，有些事不重要但是緊急，有一些事不重要也不緊急。不重要、不緊急的事你要盡量少做，比如說看電視、看武媚娘、看唱歌等等。這些事你可以不做，對生活不會有任何影響。你如果整天都在做不重要不緊急的事，你的人生會變得特別的沒有效率，而且到最後你可能會淪為被社會救濟的這麼一種人。

如果是不重要，但是緊急的事你做得特別多，比如說忙忙亂亂地一一天到晚地去訂飯、訂機票、幫領導乾這個事、乾那個事，大家會發現你總是特別的忙，但是沒有什麼業績的凸顯。所以所有這些叫作不重要但是緊急的事，你要想辦法委托給別人做，或者盡量地少做。

很多人都會說我在獨立地做重要緊急的事，但是如果重要緊急的事你做得太多，你的壓力會特別大，你的精神可能會崩潰，可能會受不了。而且不要忘了有一個詞叫作忙中出錯，如果你時間長了遲早會出問題。

什麼是重要不緊急的事？重要不緊急的事就比如說我要學習，這是很重要，但是不緊急。我要做一個戰略規劃，這事很重要，但是不緊急。我要培養我的下屬成長，這事很重要，但是不緊急，因為下屬還在，或者我自己還能乾。我要培養孩子，重要不緊急，我要陪老人去旅游度假，重要不緊急。所有這些重要不緊急的事，如果你不去做它，最後會怎麼樣呢？沒錯，它們都會變成重要緊急的事，反過來來壓迫你。

所以過去的時間管理，我把它叫作第一代的時間管理的核心就是告訴我們，人要優先做重要不緊急的事，要給重要不緊急的事留出足夠的時間，才有可能讓你這些重要緊急的事逐漸地減少，這個沒問題吧？

所以很多人都接受了這個概念，也知道自己學了時間管理，但是後來發現還是沒用，為什麼呢？因為盡管我知道重要不緊急的事我要先做，但是我沒法集中註意力，我腦子很亂。我給自己留兩個小時，本來是要做這個計劃的，結果在這兩個小時的時間里邊我腦子里邊一直想的那個緊急的事。一直想著下午將要出現嚴重的談判或者我下午要去講課，因為我下午要去講課，所以就導致我心裡邊特別煩躁，說還沒準備好，我到底應該講些什麼，我內心很糾結。在這時候你就沒法安心地準備計劃，這個就是我們現在很多人生活和工作的狀態。

用中國古代的成語來講叫心不在焉，心不在焉不是那種散亂的樣子，還說乾這個乾那個，而是你做任何一個事的時候，你的心都不在這。孟子說過一句話，說學問之道無他，求學問這件事沒別的，乾嘛呢？求其放心而已。什麼叫求其放心呢？就是把你放在外面那顆心給找回來，這就是學問之道。

所以中國古代的時間管理，中國古人的至高的時間管理的方法，跟我們今天所講的這本《Getting Things Done》這本書的這個理念其實是不謀而合的。甚至我會認為這本書的作者就是戴維·艾倫，他其實可能借鑒了東方的智慧。你比如說中國古代最早像莊子他們在作品里邊講說至人之用心若鏡，至人就是特別棒的這些人，接近真人的這些人，至人的用心像什麼呢？像鏡子一樣。鏡就是鏡子一樣，物來則現，物去不留，胡來胡現，漢來漢現。就是外國人來了照出外國人，中國人來了照出中國人，物來則現，物去不留，這個東西來了就照出來，這個東西走了就沒有了。

老子也經常號召大家要學習嬰兒，為什麼嬰兒值得我們學習呢？你有沒有發現你們家裡有個小朋友的時候，嬰兒或者兩三歲的小孩，他剛才正哭得很難過，哇哇流眼淚，然後一扭頭開始玩，他就投入地高興地去玩了。他在玩的時候，他根本沒有被剛剛那個哭所影響到，他可以全身心地投入到眼下的玩當中，待會扭頭回來想起這個事接著哭。那沒關系，我接著哭，但是我玩的時候是很投入、很開心的。

這其實才是一個人專心致志工作的時候應有的狀態。盡管今天下午有一個非常嚴肅的談判或者有一個答辯，我心裡邊覺得有點擔心，但是也不影響我現在把我手頭這份工作做到特別好。所以你看中國人提的這個要求是需要你去修煉的，修煉到極致。

到最後我們說有一個集大成者叫王陽明，王陽明的辦法就是你要時刻註意知行合一。什麼叫知行合一呢？你所做的這個事，你此刻的知，你的念頭在不在這件事情上？你的念頭是不是能夠處處都在一件事情上，這才叫真正的知行合一。這也就是佛教所講的正念，我們那本書叫《正念的奇跡》，其實就講這件事。這種修煉的方法真的特別的高級，但問題是沒個幾十年功夫，你可能很難做得到。那老外的好處就是他們會善於把這些東西做成一個工具。

中國人經常提出一個高級的要求，告訴你說那個就叫作修養，那個就需要你去練習，但是沒有特別具體的方法。而老外的辦法是你只要按照我給你提供的這個步驟來做，你就差不多能夠做到心無旁騖地去處理一件一件的事。所以我把《搞定》這本書稱作是時間管理的升級版，比我們之前講七個好習慣的那個時間管理，就是重要緊急，重要不緊急的那種時間管理要更深一級。因為它考慮到了人性當中對於擔心、擔憂、煩躁這些情緒的這種處理。

好，咱們接下來就來瞭解這個GTD到底是怎麼回事。Get things down，每一個字母的開頭合起來叫GTD，在美國甚至有人會見面問你最近GTD了沒有？這個話的意思就是你有沒有按照戴維·艾倫的那種方式去做時間管理，所以它是一個非常流行的時間管理的方式。那麼這本書在一開始就給我們描繪了一個特別美好的場景，你能不能想象自己有這麼一種狀態，雖然每天事務纏身，你卻能夠仍然頭腦清醒、輕松自如地控制和處理一切。我可以很負責任地告訴你，這是有可能實現的。

近年來因為人們的生活質量得到了提高，但同時我們開始承擔超負荷的工作。你們有沒有發現工具並沒有使得我們變得更加輕松，反過來工具會讓我們變得更忙？你比如說洗衣機，洗衣機的確是會幫我們洗衣服，你再也不用像過去那樣弄一個大盆，用一個搓板。我小時候看我媽媽洗衣服都是這樣洗的，很累，或者更早拿一個棒子在河邊這麼敲著洗著，我們都見過。洗衣機很簡單，往裡邊一扔就行了，但它為什麼會增加我們的勞動呢？你洗衣服的頻率比過去高多了。

高鐵、飛機讓我們的出行變得很方便，現在從這去上海坐火車七個小時、六個小時就到了，過去都得一天一夜。這個的確是更方便了，但是你出差的頻率變高了。所以工具不斷地進化，而人變得越來越忙。所以我見到身邊大量的人都是忙忙亂亂，你問他在忙什麼呢？他會說我今天事很多，幾乎都是事很多。有的人效率高，事多，有的人效率低，他同樣事也多，就是不知道為什麼自己身上的壓力會與日俱增。

所以必須得學會管好我們的生活，管好我們的時間，我們才能夠過上剛剛描述的那種雖然事很多，但是依然氣定神閑的生活，這是自己的修煉。

空手道當中有一種境界叫心如止水，這個心如止水是一種什麼境界呢？就是一個池塘放在這，一個石頭扔在這個水裡邊，這個水有沒有反應呢？有，這個石頭扔下去以後，這個水嗵地一下濺起水花，然後它很快就復歸了平靜。空手道用這種方法告訴我們說，我們對於外在事物的反應要合適，既不能沒有反應。這個石頭扔在水裡邊，水不動。水不動其實是不正常的，因為你控制著自己非得不動，你沒有任何的反應，這是不對的。但同時這個反應不能過度，當這個反應過度了以後，你發現石頭扔進去，水咣咣咣就這麼一直震，那這就不是一片池塘了，這不知道是什麼東西。

我們之所以要學水，就是因為水具有這樣的德行，讓它動的時候它能夠有反應，但是你只要停，它就立刻恢復平靜。所以任何造成你反應過度或者反應不足的事情，都有可能反過來控制你。任何造成你反應過度或者反應不足的事，都可能反過來控制你。

什麼叫反應過度的事？就是這個事本來沒有那麼嚴重，但是你表現出了特別多的焦慮，這種焦慮會不會反過來控制你，讓你在那一刻根本什麼都沒法做了。這事不至於那麼生氣，但是你氣得一下午說不出來話，晚上吃不下飯，晚上睡不著覺，那不就是反過來控制你了？

還有反應不足，什麼叫反應不足呢？這個事你早就該處理了，你早點把它處理了就沒事了，但是因為你總是懶，總是拖延，總是不想做，所以到最後這件事變得很嚴重，然後反過來控制你。所以這句話很重要，任何造成你反應過度或者反應不足的事，都有可能反過來控制你。所以如果你不能處理好自己的郵件、自己工作的項目，與孩子和老闆的關系，都可能導致比預期差得多的結果。

很多人對於一些事情要麼就是過分地關註，要麼就是不屑一顧，這就是因為他沒法做到心如止水。所以大家現在知道孔夫子講中庸有多麼重要了，中庸就是既不過分，也不是不反應。所以合適是非常重要的一件事，那麼怎麼才能做到心如止水的狀態呢？在作者二十多年的培訓生涯當中，他發現了一個極為普遍的情況什麼呢？就是由於人們對自己作出的承諾或者承擔的義務管理不當，導致了他們承受著重重的壓力和折磨。所以學會對生活中懸而未決的問題加以控制，可以有效地緩解自己的壓力。什麼叫懸而未決的事情呢？有一個學術名詞說，能夠經常地喚醒你模糊記憶的事情就叫作懸而未決的事。

所以困擾我們的可能不是這件事情本身，而是有一件事情放在那沒做而給你形成的一個隱形的壓力。你總在心裡邊要分出一部分的精力去想那件事，去處理那件事。想那件事怎麼我還沒做，這個會導致你眼下所做的事效果失真，而且會變得很糟糕。

因此東方的方法是告訴你把那個事就忘了，你就只處理眼下的這個事，但這個你做不到。西方的方法是給你做一個工作籃，什麼叫工作籃呢？就是你自己有一個籃子，籃子里放著待處理的事件，只要你把你要處理的事扔進工作籃里邊怎麼樣？你就忘記它。你拿著工作籃過來，一件事接著一件事地處理，所有要處理的事全都在工作藍里邊有記錄。這樣你就能夠做到在處理一件事的時候，認認真真地只是處理它。

我把它改進了一下，因為這本書寫的比較早，那時候智能手機還沒有現在這麼普及。當現在有了智能手機以後你會發現，你的手機里應該都有一個日程表，在你那個日程表上可以記錄下來你要做的事。你比如說下周二下午我有一個談判，你把它寫在那，別著急結束，在你寫下下周二有一個談判的同時，你要留出一個準備談判的時間。

有時候我們會覺得，如果像過去的時間管理方式，你只把那件事記在那的時候，你心裡邊是不是就得分出一部分精力來考慮，說我什麼時候去準備這個東西呢？因為那個談判還沒有準備好，所以我經常會覺得心裡毛毛糙糙的。那麼我現在給你兩個小時或者三個小時時間，你要把它寫在日程表上。比如說下周二下午2:00~4:00，我要進行一個談判，在下周一上午10:00~12:00我要留下來做這個談判的準備。在這個日程表上記下了這件事情也記下了這件事情的準備時間，然後怎麼辦？就把這件事忘記。你要全身心地依靠你的智能手機，你要知道你的智能手機上的日程表是特別科學的，因為日程表上記載了每一件事情你所需要做準備的時間。這下子這件事從你的生活中怎麼樣？就消失了。

這件事一旦一消失，你就接著處理你眼下該處理的事。到了星期一上午的10:30，10點鐘一看，我該去準備下午的談判了，你就拿出這兩個小時來認認真真地準備你下午的談判。用這種方式來規劃你的工作和生活，你會發現你的心平靜了很多，你不會輕易地被外在的東西所帶走。這就是GTD非常重要的原理。

在這個書里邊有一系列的方法來幫我們把工作做得更好。首先我們要瞭解一個概念，叫作自下而上的行動管理，什麼叫自下而上的行動管理呢？一般觀點認為，最恰當的做事方式是首先確定個人或者公司的總體目標，然後定義工作的主要目標，最後把焦點集中到實施細節上。但是多年來的觀察經驗告訴我們，自下而上的方法其實更具實用價值，也就是從你當前任務的最底層入手。

這個作者在這兒舉了一個例子，特別有意思。他說，這就好像你穿著一個寬大的游泳衣去游泳，這個游泳衣很大，一進水裡邊它就鬆了，就可能會掉下去。所以這時候你的眼睛緊緊地盯著遠處的目標是沒用的，因為你的手得提著你的泳褲，防止它掉下去。所以與其你的眼睛整天盯著遠處的目標，你不如怎麼樣？先給自己換一條合適的泳褲，先把自己身邊的一些小事給它弄乾凈了，你才有可能全身心地去為未來的目標服務。

行動管理的最重要的技巧是把一切事務趕出你的大腦。在實際行動中，要盡量地讓自己憑直覺去挑選執行的行動，而不是重新思考那些行動的來龍去脈。對一件事情不需要進行兩次相同的思考，我們對一件事情思考甚至不止兩次，而是很多次。我們會經常反復地思考同一件事情。所以你要把你的大腦做成一個CPU和內存的關系。

大家玩電腦知道CPU和內存，CPU里邊是不負責存儲的，內存里邊負責存儲。我需要運算什麼東西的時候，從內存里邊調出來，我用CPU處理。處理完了之後，就把它丟回到內存當中去了。所以清空你的大腦意味著你要把一些事兒放到你的智能手機上，在你的智能手機上或者你的日程表上，你的工作藍上，無所謂，你如果是老派的人，就用工作藍，就用日程表。你如果是新派的，就用移動智能手機，這都沒有問題的。

把你的這些東西放在物理存放的東西上面，你的大腦里就只負責處理眼下要做的事。從工作藍里拿起一件，處理一件。從手機里邊調出來一件，處理一件。而不要費你的腦子去反復地思量同一件事情。因為你在反復思量那件事情的時候，其實那件事是沒有推進的。所以這個是我們說的自下而上的這種行動管理。

然後做一些準備工作，給自己安排一個，比如說像這樣的一張好桌子。這個桌子弄得很舒服，周圍放著我喜歡的書，這放了一個筆記本電腦。這就是一個我特別喜歡的工作場所。

給自己一個行動觸發扳機，這是我們在另外一本書里邊講過的。《瞬變》那本書曾經講過，就是希望一個人養成一個習慣，最好是給自己一個行動觸發扳機。這個行動觸發扳機有什麼好處？只要我往這張桌子這兒一坐，我就容易進入工作狀態。這張桌子的佈置、風格、環境都是我所喜歡的，我坐到這兒，我就可以安心地寫作。或者我坐在這兒，我就可以安心地打字，我就可以畫畫，乾什麼都OK。所以畫家需要一個畫室、需要一個畫板、需要一張大桌子，我們需要一張辦公桌。

在這張你準備好的工作區的辦公桌上，我們建議不要跟別人共用。包括在家裡邊，你跟你愛人共用一個辦公桌，其實是不對的。因為你會發現你本來想去工作，有人坐在那兒，你就說，今天算了。所以你這段時間又沒有了。

你還需要給自己準備一個移動中的工作區，因為我們現在出差變得很多，去機場、去火車站，這種時間變得很多。所以你要讓自己在移動的時候能夠處理一些公務，或者在那時候能夠看一些書。你比如說我每年帶大家讀50本書，我大量書的閱讀都是在飛機上，因為飛機是一個特別好的地。那上面安安靜靜的，周圍沒有人，有人，但是都不跟你說話，你也沒有手機可以用。所以到那兒唯一能做的事——如果你不想看機上那種很無聊的航空雜志——你拿一本書是最好的。

所以我有時候出差會帶兩本書，就是飛過去的時候看一本，飛回來再看一本，所以閱讀的效率就會提高。包括高鐵上也是可以這樣做的。我建議高鐵站應該屏蔽手機信號，那樣的話我們的效率可能會更高。如果你習慣用電腦工作的話也沒問題，打開電腦然後工作，這就是說我們需要給自己準備一個工作區。在工作區里邊的時候就要提醒自己效率要提高，一般來說工作區里邊會包括一些存放的托盤、白紙、文件夾、日程表、訂書機，還有廢紙簍等等，這些東西佈置好了以後，它都是有用的。

在收集階段，你要準備自己的工作了，你要收集，收集什麼呢？這個階段我們需要收集一切引起我們註意的事物和信息。你比如說有的人時間管理只管理工作上的事，只管你說我要跟張總見面，我要跟小劉談一談，我要去簽一個合同，只管理這些東西。但實際上導致他效率低下的是什麼？他兒子在學校跟女孩子打架，他老婆要求他給家裡買一套傢具，怎麼現在還沒有買，拖了好幾天都沒有買了。這種家長里短的事，事實上它也會造成你的註意力不集中，也會使得你分心、煩亂。養孩子的事、老婆的事、老爸老媽的事等等。

其實這些事都是你人生的一部分，你為他們煩本身就是不對的。而事實上處理這些事的時間可能沒有你想的那麼多，只不過你一直拖著會造成你和他人情緒上的變化，導致這些事變得更加敏感。因此同樣的方法，連這些事實數據也要收集到這里邊來。這就是我們所說的一切引起我們註意的事物和信息，無論大小，輕重緩急，都要放進這四個象限嗎？不是那四個象限的概念，是無論大小、輕重緩急，我們都把它收集過來，收集過來以後，都把它儲存在大腦以外的一個地方。大腦以外的一個地方，比如說工作藍，你紙質的電子的記錄簿，還有錄音設備或者電子郵件等等。反正你喜歡用什麼用什麼，把它儲存在某一個地方。

這個工作藍里的數量必須限制在你可以應付的最大數量之下，並且定期清理收集工具。就是你不能把它放到那越堆越高你就不管它了。你要保證它越來越低，定期地處理，有事放進去，然後要不斷地處理，讓它變得越來越少。

這些外在的收集工作還主要包括搜索你周圍的環境，從你的辦公桌開始擴展到你的抽屜、櫃子等等這些地方。要保持清爽乾凈，不要有特別多冗餘的堆積，因為那種東西會幫你耽誤事兒。內在的收集工作，主要是指搜索那些仍然存儲在腦海當中的事項，這時候我就建議拿一張紙出來，然後有什麼事寫出來，有什麼事寫出來。

而且作者建議是一張紙就寫一件事，這樣處理完了這張紙之後，這張紙下邊可以寫你的處理方法，你的過程怎麼樣？OK，這張紙就可以留存檔了。或者沒用的話，你就把它刪掉也好了。所以一張紙記一件事情，這樣的話你把所有的事全部都用紙張記下來。或者用你的手機PDA記下來，這時候你的搜集工作就算是做完了。

做完了以後，接下來第二個階段叫作處理階段。處理階段的任務就是要清空我的工作藍，我要讓我的工作藍逐漸地清空。在這個階段你需要對你收集的信息進行處理，徹底地清空你的工作藍。這個並不意味著完成你所收集到的所有工作，因為你所收集的工作未必一定都得你來完成，但是你必須得處理它們。

處理這些東西的這個階段有三個基本原則，第一個是首先處理工作藍最上面的事物，就是你比較著急的。比如說老婆讓你買傢具，如果再不買的話，她就要發飆了。你就趕緊把那個東西拿過來處理了，其實打個電話或者去淘寶就買掉了。

第二個是一次做一件事。是一個特別重要的建議，我們經常把一個事做一半，放回去，然後再做下一件，再放回去。這樣就會導致很多事，你做了一半就忘了，下一次來還得重新做，這個特別浪費時間。所以一次就做一件事，永遠不要把任何事物再次放回工作來。

第三個原則是不要把事物再次放回工作來。處理這個的過程當中，你可能會面臨的一個問題，當然你能夠處理完這事當然沒問題。有時候會遇到一個問題說，下一步的行動是什麼？這個事處理到這了沒結束，但是下一步的行動是什麼？這時候有兩種情況，如果你能夠找到具體的下一步行動，你需要權衡，要麼是立即執行把它做掉，要麼是指派他人，或者是延遲處理。

不得已我們延遲處理，能夠立即做完的就立即做完。如果能夠指派他人做的，就指派他人做。如果是延遲處理，你就需要在這個工作藍上記下來，這個事什麼時候 把它變成一件新的事，放在延遲處理的事。

還有工作藍中有一些內容是不需要採取行動的，此時你需要對它進行分辨。這事是垃圾不用了，或者這是現在根本決策不了，三年後再說，可以放在在一邊。或者這是只能作為參考資料把它收集起來，這時候你的工作藍就會逐漸地減少。

你們可以想象一下，你有一個工作藍，里邊放了很多件事。做完一件事拿走一個，做完一件事歸檔一個，做完一個是指派給別人一個，你的工作藍就會變得越來越少。而且這時候你發現你一天下來，效率會特別的高。

在做組織整理的時候，要建立好一個清單。從組織整理的角度來看，需要跟蹤和管理的事情，大概作者把它分成七類，哪七類呢？一類是項目清單。項目的輔助資料，記錄在日程表中的行動和信息，下一步的行動清單，還有等待處理的清單，參考資料，還有將來也許怎麼怎麼樣的一個清單。保持這些類別之間的界限分明，是整個組織整理工作當中非常重要的一步。除了堅持對個人系統進行詳細清晰的分類之外，還有一個問題需要我們關註，就是建立和使用核查清單。它可以幫助你關註項目、事件、愛好、職責等領域當中可能出現的各種潛在問題。

通常的情況下，我們說團隊或公司內部組織的這種咨詢活動，最終會形成一份極具參考價值的核查清單。其中包含了對日後面是新人和培訓員工的一些重點方向，這一章講的是什麼呢？不是你一個人的事，而是組織當中的事。你要是管理一個團隊，管理一個組織，你希望這個組織能夠按照同步往前推動。這個管理方式比我們剛剛講的一個工作要復雜的多，你得有七類事件。這7類事件你能夠分門別類的把它管好，才能夠看到整個團隊在向前不斷地推動。

大家記得我們樊登讀書在最早講過一本書，叫《哈佛商學院最受歡迎的領導課》。在那本書里邊有一個很重要的概念，當一個團隊有了共同的願景之後，接下來第二步最重要的行動叫作關鍵要物。只有團隊當中的每一個人都知道自己這個崗位的關鍵要物，並且能夠通過推動這個關鍵要物，來達成關鍵指標，才能夠保證我們能夠實現最終的願景。所以在這個地方我們講組織整理這一部分，其實跟我們講的關鍵要物是有關系的。

作者在這兒把它擴展為了項目管理的概念，它有了很多個這種項目的不同類別的資料的整理。為了能夠使得時間管理變得有效，你還需要養成檢查回顧的好習慣，只有檢查回顧才能夠保障你的系統有效地運行。

在做了一個階段以後，我們需要思考兩方面重要的問題，第1種就是回顧我們應該要關註哪部分的內容，安排在什麼時候進行。還有回顧應該怎樣進行，隔多久再進行一次。

回答第1個問題，我們可以從三個方面來進行回顧。首先就是查看我們的日程表。第2個是查看我們的工作清單或者根據情景來選擇恰當的其他的回顧內容，你至少需要每周回顧一次那些懸而未決的事，它能夠幫助你在這種忙亂的生活當中謹記最重要的工作，最重要的目標，把握住自己的方向。就是每周去核查一下你的關鍵要物到底有沒有推進？這個的確是令所有團隊最撓頭的事。很多公司就是一周一周的時間過去了，但是變化發生得不大。這也是我跟樊登讀書的團隊經常去強調的事情，這一周關鍵要物到底是什麼？實現了沒有？為什麼沒實現？沒實現的原因是什麼？怎麼排除它？這時候才能夠保證每周都會有新的變化發生。

你處理一個事從近及遠，記得之前提泳褲的那個案例，你首先要把這些泳褲整理舒服了，你才能夠不斷地這個朝目標前進。所以從近及遠有這6個層次，分別是什麼呢？首先是目前的行動。把目前的行動做好了以後，然後是你當前所做的這個事的項目的目標到底是什麼。然後你的責任範圍，在你的責任範圍之內，你需要做些什麼？然後1到2年的目標到底是什麼？3到5年的展望以及你的人生，這是6個層次。

我們去行動的時候，要從這6個層次來進行考量。首先做你眼前應該做的事，然後為你的職責負責，然後為你的1到2年負責，為你的3到5年來負責。這就是我們在選擇行動的時候，要去處理優先順序的一個基本的原則。基本上一件事情發生以後，在你的大腦當中都會出現一系列處理問題的辦法。

我們每個人其實在任何一個事發生的時候，你的大腦都有著天然的處理問題的一系列的流程。作者總結下來說，無論你是有意識還是沒意識地處理一個問題，大量的人的大腦都會經歷5個階段。

第1個階段是定義、目標和原則。我這件事的目標到底是什麼？有什麼具體的原則沒有？第2件事是展望結果，如果實現了的話，會是一個什麼樣的結果？第3步在腦海當中頭腦風暴，我有幾種可能要做？這樣我有幾種方式來頭腦風暴。第4個是組織整理，第5步明確下一步的行動方案。

盡管有時候我們一看一件事，馬上就去採取行動方案了，其實也是經過了前邊的4步。你有了大量的可選擇的方案之後，你篩選過後只不過是速度很快直接到了這一步，所以在這個時候頭腦風暴這一步變得特別的重要。你要在這一步里邊多停留一些時間，有助於你最後做出一個科學的決策。

什麼叫頭腦風暴？就是在你啟動大腦去思考這個問題的時候，你有幾個關鍵的技巧。第1個是不要判斷，不要質疑，不要評估，不要批判。一個東西出來以後就把它寫下來，有一招是這個，還有別的招嗎？又有一招是這個，一招一招地寫下來。如果是幾個人在一塊的話，大家可以湊，每個人都可以暢所欲言地談自己的想法。而在這個過程當中，如果我們過早地進入討論和批評，就會使得頭腦風暴的效果減弱。對，我們如果能夠允許自己或者別人把想到的方法都羅列下來，我們就可以獲得大量的頭腦風暴的結論。

所以有時候很多會議開的效果很差、效率很低，就是因為有人剛剛說了一個什麼想法，另外一個人就說你那個不行，或者你那個需要很多錢，你那個條件不成熟等等。人們為這些爭論使得其他人就沒有動力再提供更多的想法出來了，有時候在一個想法上爭執了半天。所以效率最高的方法就是羅列，有想法就把它羅列出來。

然後追求數量，在羅列的時候，追求越多的數量，越能夠減少你思維的盲區。最後再把它們組織、分析，找出一個你認為最合適的方法來進行實施。這就是我們說處理問題的一個基本的過程。

所以在用這套方法管理你生活的時候，我們需要養成一個收集的習慣。我們在生活當中，我覺得我媳婦有這個很好的習慣。她是在大企業里邊乾過，在跨國公司里邊做過。她就每天拿一個小本，然後隨時發生什麼事，她就記在小本上。因為只要把這個事記在小本上，這個事將來就會得到處理。而如果這個事今天光是說了，說行，我答應你，他只要不記扭頭就有可能會忘記。我有時候發現我都會有這樣的問題，所以我現在更加依賴於我的手機，我在手機上會記下來這件事，然後把時間記在那，這樣才能夠保證這件事不會輕易地被放過。

事實上有一個數字特別有意思，說越是精明的人，延誤的事情會越多。我真的在身邊遇到過這樣的朋友，他很聰明，我一直很看好他，大家都覺得他很棒。但是他經常耽誤事兒，他經常有嚴重的拖延症，為什麼？事實上在那些最聰明的人所列出的清單上，未解決的和未確定的事情的數量也是最多的，為什麼？因為他們的感悟能力可以在大腦中充分地展現出執行工作時將會遇到的困境，以及如果工作失敗了，會帶來什麼樣的負面影響？瞬間他們就變得躁動不安，然後就放棄了。

有人說拖延症是來自於完美主義，因為你的大腦反應太快，你能夠看到這件事做的那種困難，你能夠看到如果做不好會有什麼樣的後果，你怕承受這種被人批評的後果。所以你的辦法是我實在沒辦法拖到最後一刻才做的，請你不要批評我。

所以很多人拖延的最根本原因是因為他給自己留一個餘地和藉口，說不是我做不好，你這次可以理解嗎？我只剩兩天了，但是你為什麼要只剩兩天才做這件事？拖延。所以很多人願意跟別人炫耀自己有拖延症，尤其是很多女孩子經常講我有拖延症，我拖延症真的好嚴重。你讓她改她不改，我改不了，我實在改不了，為什麼？因為她沒有勇氣去面對自己全力以赴之後還會遭受批評的可能。

真的別人的批評就那麼重要嗎？所以如果你能夠想明白說別人的批評其實有可能並沒有那麼重要。你在別人的眼睛當中並不是那個唯一的，被整天盯著的焦點人物，你完全就可以放鬆一點。古人講叫行所當行，做你自己該做的事，到點了就做，就別拖延。所以這些所謂聰明的人、精明的人就是因為腦子里想得太復雜，事太多，所以導致他們很多事反倒到最後的效率不夠高。

我們之前講鈍感力，為什麼像許三多這樣的人，為什麼像阿甘這樣的人，他反倒能夠把一個事很快地做出來？阿甘說要去開一個捕蝦船，就去開了，他腦子里根本沒有想過說這是有多麼難，這是有多麼慘。他答應朋友了，他就一定要去做，對吧？所以大腦越簡單，他們做事的執行力反過來可能會越強，因為他們的顧忌，他們心中的鬥爭和糾結這種東西會減少。這都是浪費我們時間的特別重要的東西，所以人一定要能夠學著活得簡單一點。回到東方的方法，活得簡單一點，就是讓你活在當下。很難，這個真的非常難做到，這個是修煉的結果。

這本書，我們今天所講的《搞定》這本書，就是給你一個西方的方法，讓你能夠用CPU和內存的方式來處理你的大腦。減少你大腦當中不必要的煩躁，減少你不必要的擔憂，不必要的這種恐懼。把它都放在你的手機上，放在日程表上，放在工作藍里邊，一項一項地檢視你的事。收集它們，然後把它分門別類地歸類，接下來處理完一件就是一件，處理完一件就是一件。工作藍里在不斷地增加事，但是更快的是在不斷地減少事。

實際上我個人的感受是，我在看完這本書之後，對我啟發確實挺大的。雖然這本書很薄，內容也的確不多，但是它真的影響到我的時間管理。就是我喜歡集中精力把一個事做完做完以後再做下一件事。你比如說給一本書寫摘要這件事情，或者寫解讀這件事情，我只要留下來時間坐在那寫，我就一定會一口氣把它寫完，我再乾別的事，這時候你就發現效率會高很多。如果今天寫了三五頁，明天再來寫的時候你發現前面寫那三五頁，什麼思路你都忘記了。所以一定要學會心無旁騖地做事，學會心如止水，就是讓你的心時刻保持清澈寧靜的結果。

在這本書的最後作者提醒我們說，如果你想把時間管理做好，你想讓自己做一個高效率的人，你一定要學會去關註事情的結果。什麼叫關註事情的結果？就是處理日常事務的時候有一個重要的技巧，要學會在腦海當中對結果做出一個正確的預期，正面的預期。什麼叫正面的預期呢？你比如說舉個例子，我現在需要做一些事，乾嘛呢？我要做這些事兒，想出一個方法，好讓我能夠多抽出一些時間來陪女兒。你看，多抽出一些時間來陪女兒，是不是一個正面的預期？當你腦海當中有了這個正面的預期的時候，你才會更有動力去做這些事情，因為你有一個明確的目標放在那。當你有一個明確具體的可以描述的出來的目標放在那的時候，就會迫使你去確定具體的下一步行動到底是什麼。

所以經常有那些拖延症的人問我說，樊老師，我到底該怎麼辦？我就經常會問他們說，那麼你到底想不想改變呢？如果你希望自己改變的話，請告訴我，你能夠想到你改變以後的狀態是什麼樣子的？把那個狀態如果能夠清晰地描述出來的話，其實這個改變的動力就已經存在了。

有時候我們在生活當中變化慢或者沒有行動力，就是因為我們自己其實沒有想明白自己到底要不要？或者到底要什麼？當你想清楚這件事以後，你才會有一個明確的取捨，那時候時間管理就會變得簡單的多。所以最後再重復一下，什麼叫搞定？就是一次只做一件事。並且在做這件事的時候，腦子里邊不用想著其他雜七雜八的事。方法就是把它們都記在大腦以外的地方。